Une facture électronique (e-invoice) est un document envoyé directement par votre système informatique (généralement un système ERP) au système correspondant de votre client. Ce type de facture a un format spécial qui peut être lu directement par le système ERP du client. Si l’on vous demande d’envoyer une facture électronique, il ne suffit pas d’envoyer une facture PDF standard. Vous devez envoyer la facture dans un format que le système ERP du client peut recevoir. De nombreux formats différents sont actuellement utilisés, et chaque entreprise préfère un format différent. Néanmoins, si vous devez envoyer des factures à des clients du secteur public, il existe une norme spécifique (PEPPOL) qui peut être utilisée par toutes les autorités et organisations publiques de l’UE. Le terme « facture électronique » s’applique non seulement aux factures au sens strict, mais aussi aux notes de crédit et à d’autres documents.
Pourquoi envoyer une facture électronique ?
L’envoi de factures par voie électronique évite à vos clients de devoir saisir manuellement des informations. Les avantages sont multiples, tant pour vous que pour vos clients. L’un des avantages évidents est que vous faites gagner du temps à vos clients. Cela vous donne un avantage sur vos concurrents qui ne peuvent pas offrir le même service. La sécurité représente une autre raison d’opter pour la facturation électronique. Les factures électroniques sont cryptées et ne peuvent être consultées par des personnes non autorisées, comme c’est le cas lorsqu’elles sont envoyées par courrier électronique, par télécopie ou par courrier traditionnel. En outre, l’envoi de factures électroniques est beaucoup moins coûteux que l’envoi de factures papier, car il permet d’économiser du papier, des enveloppes, des frais d’impression et d’affranchissement.
Pour une PDP facturation électronique, l’idéal est de faire appel à un professionnel comme Docoon. Cette solution présente de nombreux avantages pour votre entreprise, notamment la valorisation de son image grâce à sa politique RSE. En plus, elle respecte parfaitement les contraintes juridiques et légales actuelles, tout en étant capable d’anticiper les évolutions de la loi. Sans oublier que ce genre d’initiative offre un gain financier à la fois mesurable et financier. Enfin, le déploiement de cette solution est rapide et permet d’y avoir accès en Saas 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Pour recueillir un maximum d’informations à ce sujet, vous pouvez rencontrer ses experts au 81, rue Reaumur, 75002 Paris.
Comment les factures électroniques sont-elles envoyées ?
En règle générale, les factures électroniques peuvent être envoyées de trois manières différentes :
- Si votre système ERP prend en charge le type de facture électronique, envoyez-la via votre système ERP.
- En utilisant un modèle de facture en ligne, saisissez les informations et envoyez la facture manuellement au client.
- Utiliser un prestataire de services qui prend en charge la transmission des factures.
Vous pouvez utiliser le format PEPPOL pour émettre des factures à l’intention de toutes les autorités publiques de l’UE et de nombreuses entreprises et organisations dans le monde entier.
Qui peut recevoir des factures électroniques ?
De nombreuses entreprises d’une certaine taille peuvent déjà recevoir des factures électroniques. Dans de nombreux cas, la meilleure solution consiste à contacter le service comptable du client, car il existe d’importantes différences entre les entreprises quant à la possibilité de recevoir des factures électroniques et, le cas échéant, quant au format utilisé. Par ailleurs, certaines entreprises sont tenues par la loi de recevoir des factures électroniques. Par exemple, toutes les autorités publiques de l’UE sont tenues de recevoir les factures dites PEPPOL — le type même de facture qui peut être envoyé sur Peppol.com. De nombreuses entreprises privées, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’UE, peuvent également recevoir des factures dans ce format.
Comment fonctionnent les factures électroniques ?
Si vous devez envoyer une facture électronique, le processus consiste à convertir (« traduire ») les informations de la facture dans un format que le système ERP du client peut comprendre. Différents systèmes préfèrent différents formats. En cas de doute sur le format à utiliser, demandez au client.
Lorsqu’un client reçoit une facture au format électronique, les informations qu’elle contient sont automatiquement introduites dans son système ERP. Cela réduit considérablement le risque d’erreurs, un problème courant lorsque les données doivent être introduites manuellement dans le système. Par conséquent, des paiements précis et ponctuels peuvent être reçus avec une plus grande certitude.