Qu’il s’agisse d’une conférence d’utilisateurs ou d’un évènement de partenaires, le choix du lieu fait toute la différence. En plus de vérifier les disponibilités bien avant l’évènement, voici 7 conseils pour choisir le lieu de conférence idéal.
1. Privilégier l’accès au lieu
L’emplacement du lieu de votre évènement est crucial pour maximiser la participation à votre évènement. Recherchez le lieu à l’avance et assurez-vous que l’infrastructure est accessible aux personnes souffrant d’un handicap physique. Voici les points dont il faut tenir compte au moment de la sélection :
- Les ouvertures de porte doivent avoir une largeur d’au moins 81 cm pour accueillir les fauteuils roulants.
- Il doit y avoir au moins une porte ou une entrée conforme aux normes ADA pour accéder à l’installation.
- Veillez à ce que le lieu de la manifestation dispose de suffisamment de places assises pour les invités handicapés.
- Sélectionnez un endroit à proximité des transports publics.
- Veillez à ce que le lieu soit adapté à l’utilisation d’interprètes en langue des signes et d’animaux d’assistance.
- S’assurer que le lieu possède des toilettes à la fois inclusives et accessibles.
Ainsi, si vous envisagez d’organiser un séminaire en Bretagne, Ecolodge La Belle Verte peut parfaitement convenir. Il est situé à 10 minutes à peine en voiture de la gare de Vitré et à 30 minutes de Laval et de Rennes. Il peut accueillir jusqu’à 17 personnes pour un séminaire résidentiel, ce qui est l’idéal pour les petites structures. En plus, il met à votre disposition une salle de réunion de 40 min 2 s ainsi qu’un espace salon détente. Enfin, on peut choisir parmi plusieurs sites pour l’hébergement des participants. Vous pouvez découvrir les lieux à La Pihourdière, 35500 Saint-M’Hervé.
2. S’assurer que l’hôtel est proche
Si le lieu de l’évènement n’est pas situé dans un hôtel, un hébergement adapté doit se trouver à une distance raisonnable de l’évènement. Si le lieu de la manifestation n’est pas accessible à pied, vérifiez si l’hôtel propose un service de navette. Si ce n’est pas le cas, examinez la disponibilité et le coût des services de taxi ou de voiture pour les délégués. Encouragez les transports publics ou établissez des partenariats avec des sociétés de covoiturage pour offrir des réductions spécifiques à l’évènement.
3. Prendre en compte le développement durable
De nos jours, les participants aux évènements accordent la priorité à la durabilité et attendent des organisateurs qu’ils en fassent autant. Vous devez considérer les éléments suivants :
- Évaluez les normes environnementales, sociales et de gouvernance, les sources d’énergie, les politiques de gestion et les initiatives en matière de développement durable.
- Vérifier les certifications de durabilité d’une tierce partie (par exemple LEED, APEX/ASTM, Green Key, GreenLeaders).
- Vérifiez si le lieu dispose de conteneurs de recyclage, de compostage ou d’autres conteneurs pour trier les déchets et encourager les pratiques durables.
- Vérifiez les options de restauration à faible émission de carbone et respectueuses de l’environnement.
4. Restez dans les limites du budget
Le lieu est probablement la dépense la plus importante de toute la conférence. Tenez compte des parties prenantes et des sponsors et veillez à ce que le lieu corresponde à l’atmosphère de l’évènement que vous organisez. Par exemple, si votre budget est serré et qu’il y a eu récemment des licenciements, vous ne devriez pas réserver le Venetian à Las Vegas. Cherchez plutôt une ville de second rang ou un lieu qui sort des sentiers battus. Renseignez-vous également sur les prix plus bas obtenus grâce à des contrats pluriannuels, des dates flexibles, des tarifs réduits hors saison et d’autres réductions.
5. Renseignez-vous sur le personnel du lieu de l’évènement
Renseignez-vous sur le rapport entre le nombre de participants et le personnel du site afin de déterminer s’il y a suffisamment de personnel de service, de conciergerie et de sécurité pour votre évènement. Il y a beaucoup à faire le jour de l’évènement, alors vérifiez également s’il y a un coordinateur, un planificateur ou un support technique sur place. Renseignez-vous également sur le personnel qui sera présent pour accueillir les participants, faciliter la présentation de l’application de l’évènement, pousser les participants vers le kiosque d’enregistrement, etc.
6. Découvrez ce que le lieu de l’évènement a à offrir
Recherchez des lieux qui disposent des installations nécessaires pour votre évènement. Il peut s’agir d’équipements audiovisuels, d’une scène et de microphones. Vous devez également prêter attention aux possibilités d’aménagement, telles que la disposition des places assises, les zones réservées aux sponsors, le recours à des prestataires extérieurs et la disponibilité de salles de réunion.
Cela est également nécessaire de vérifier si le lieu met à la disposition des délégués des bornes de recharge et une connexion wifi. Si ce n’est pas le cas, des dispositions supplémentaires doivent être prises. Déterminez également si une assistance technique est disponible sur le site pendant l’évènement. Rien n’est plus ennuyeux pour les délégués que de voir leur appareil mobile tomber en panne ou de devoir parcourir le site à la recherche d’une connexion wifi.
7. N’oubliez pas la nourriture et les boissons
Vous avez soif ? Ce n’est pas une fatalité ! La plupart des lieux proposent des services de restauration sur place, mais n’oubliez pas de demander si c’est possible de faire appel à des fournisseurs extérieurs. Vérifiez si le lieu peut s’adapter aux allergies alimentaires et aux régimes spéciaux, s’il peut répondre aux demandes de dernière minute des participants et si ces derniers peuvent commander à la carte pendant l’évènement.